1. Administrator danych
Administratorem strony internetowej oraz własnych procesów przetwarzania związanych z HelloJonny jest:
76467 Bietigheim
Niemcy
2. Role przy przetwarzaniu
HelloJonny jest udostępniany gościom przez apartamenty, domy wakacyjne i hotele. Rola w rozumieniu ochrony danych może różnić się zależnie od procesu:
- Obiekt / gospodarz: w przypadku treści, procesów i danych gości przetwarzanych na zlecenie obiektu administratorem jest z reguły dany obiekt lub jego operator.
- AIFlow Consulting / HelloJonny: gdy przetwarzamy dane na zlecenie obiektu, działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy zgodnej z art. 28 RODO. W przypadku własnych procesów technicznych, bezpieczeństwa i strony internetowej możemy być administratorem.
Jeżeli korzystasz z HelloJonny jako gość konkretnego obiektu i masz pytanie dotyczące prywatności związane z pobytem, właściwym kontaktem może być również ten obiekt.
3. Jakie dane mogą być przetwarzane?
| Kategoria | Przykłady | Cel |
|---|---|---|
| Dane techniczne | Adres IP, znaczniki czasu, informacje o przeglądarce/urządzeniu, logi serwera | Świadczenie usługi, analiza błędów, zapobieganie nadużyciom i bezpieczeństwo |
| Dane sesji | ID sesji, powiązanie z obiektem, język, czas użycia | Powiązanie czatu z pobytem i techniczne świadczenie usługi |
| Treści czatu | Pytania, odpowiedzi, prośby serwisowe | Obsługa zapytania i świadczenie usługi concierge |
| Opcjonalne pliki | Zdjęcia przy zgłoszeniach szkód | Dokumentacja i przekazanie konkretnej sprawy |
| Opcjonalne dane lokalizacji | Lokalizacja udostępniona przez użytkownika lub wpisane miejsce | Lokalne rekomendacje, nawigacja, apteki, restauracje, aktywności |
| Wprowadzanie głosowe | Dane audio/transkrypcji przy aktywnej funkcji głosowej | Konwersja wypowiedzianego pytania na tekst |
Stosujemy zasadę minimalizacji danych. Nie podawaj danych osobowych ani wrażliwych, które nie są potrzebne do obsługi zapytania.
4. Cele i podstawy prawne
Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu podstawa prawna. W zależności od użycia mogą mieć zastosowanie w szczególności:
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: gdy przetwarzanie jest niezbędne do udostępnienia żądanych funkcji, wykonania umowy lub działań przedumownych.
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: dla prawnie uzasadnionych interesów takich jak bezpieczne działanie techniczne, analiza błędów, zapobieganie nadużyciom i poprawa niezawodności, o ile nie przeważają interesy osoby, której dane dotyczą.
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO: gdy wymagana i uzyskana jest zgoda, np. dla opcjonalnych, niekoniecznych funkcji.
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: gdy obowiązek prawny wymaga przetwarzania lub przechowywania.
5. Czat, przetwarzanie przez AI i odpowiedzi
Wiadomości czatu są przetwarzane, aby zrozumieć zapytanie, uzyskać dostęp do zapisanych informacji o obiekcie i wygenerować odpowiedź. W zależności od funkcji mogą być wykorzystywani zewnętrzni dostawcy AI lub infrastruktury jako podmioty przetwarzające lub dalsi podwykonawcy.
Treść czatu powinna być ograniczona do tego, co konieczne. Szczególnie chronione dane – np. dane zdrowotne, informacje płatnicze, dane dokumentów tożsamości, hasła lub treści intymne/prywatne – nie powinny być wpisywane, chyba że są wyraźnie i bezwzględnie niezbędne w oferowanym procesie.
Odpowiedzi generowane przez AI mogą być błędne lub niepełne. W sprawach bezpieczeństwa, medycznych, prawnych lub nagłych HelloJonny nie zastępuje wykwalifikowanej pomocy ani służb ratunkowych.
6. Głos, zdjęcia i lokalizacja
Wprowadzanie głosowe
Jeśli korzystasz z funkcji głosowej, dane audio są przetwarzane w celu zamiany mowy na tekst. Dalsze przechowywanie może mieć miejsce tylko wtedy, gdy jest konieczne dla danego celu i zostało przejrzyście zakomunikowane.
Zdjęcia / zgłoszenia szkód
Opcjonalne zdjęcia są przetwarzane w celu obsługi i udokumentowania zgłoszonej sprawy. Fotografuj w miarę możliwości wyłącznie istotny przedmiot lub uszkodzenie i unikaj rozpoznawalnych osób, dokumentów lub innych prywatnych informacji.
Lokalizacja
Dane lokalizacyjne są używane tylko wtedy, gdy aktywnie je udostępnisz lub wpiszesz miejsce i skorzystasz z funkcji lokalizacyjnej. Bez udostępnienia dokładność lokalnych rekomendacji może być ograniczona.
7. Analiza anonimowa i pseudonimowa
Możemy analizować dane dotyczące korzystania i jakości, aby ulepszać HelloJonny, rozpoznawać typowe pytania, analizować błędy i optymalizować funkcje. W miarę możliwości analizy są anonimizowane, tak aby nie można było już powiązać danych z konkretną osobą.
Jeżeli pełna anonimizacja nie jest technicznie lub fachowo możliwa, dane są w możliwie największym stopniu pseudonimizowane i ograniczane do koniecznego minimum. Osobowe treści czatu nie są przechowywane bezterminowo wyłącznie dlatego, że mogłyby być użyteczne analitycznie.
8. Odbiorcy i usługodawcy
W zależności od aktywowanych funkcji mogą być wykorzystywani dostawcy z następujących kategorii:
- Hosting i infrastruktura
- AI/modele językowe i transkrypcja
- Mapy, trasy, pogoda, wydarzenia lub informacje lokalne
- E-mail, powiadomienia i automatyzacja
- Monitoring, bezpieczeństwo i analiza błędów
Jeśli jest to wymagane, z podmiotami przetwarzającymi zawierane są umowy zgodne z art. 28 RODO. Dostawcy i odbiorcy wymienieni w finalnej wersji muszą odpowiadać rzeczywistej konfiguracji produkcyjnej HelloJonny.
9. Przekazywanie do państw trzecich
W przypadku niektórych dostawców technicznych nie można całkowicie wykluczyć przetwarzania poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie następuje wyłącznie, gdy spełnione są warunki art. 44 i nast. RODO, np. na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich gwarancji takich jak standardowe klauzule umowne UE.
10. Pliki cookie i pamięć lokalna
Strona może wykorzystywać technicznie niezbędne mechanizmy przechowywania. Na przykład wybór jasnego/ciemnego motywu jest zapisywany lokalnie w przeglądarce. Funkcje te służą żądanemu sposobowi wyświetlania i nie tworzą profilu reklamowego.
Jeśli w przyszłości zostaną użyte niekonieczne technologie analityczne, marketingowe lub śledzące, będą stosowane wyłącznie zgodnie z obowiązującymi wymogami dotyczącymi zgody. W Niemczech dostęp do informacji na urządzeniach lub ich zapisywanie podlega w szczególności § 25 TDDDG.
11. Usuwanie i okres przechowywania
Dane osobowe przechowujemy tylko tak długo, jak jest to konieczne do danego celu lub jak długo istnieją ustawowe obowiązki przechowywania. RODO nie określa jednej ogólnej liczby dni; kluczowe są przede wszystkim ograniczenie celu i okresu przechowywania.
- Dane czatu/sesji: są usuwane lub skutecznie anonimizowane, gdy nie są już potrzebne do obsługi pobytu, otwartych spraw i celu usługi, chyba że względy prawne lub otwarte sprawy prawne/szkodowe wymagają dłuższego przechowywania.
- Zgłoszenia szkód: mogą być potrzebne dłużej podczas obsługi i dokumentacji szkody lub wyjaśniania roszczenia.
- Logi techniczne: są przechowywane wyłącznie przez rozsądny okres w celach bezpieczeństwa, analizy błędów i zapobiegania nadużyciom.
- Całkowicie zanonimizowane dane statystyczne: nie są już danymi osobowymi w rozumieniu RODO i mogą być używane dłużej do analiz produktu i jakości.
Do ustalenia przed publikacją: dla każdej kategorii danych należy udokumentować i technicznie wdrożyć konkretny wewnętrzny okres przechowywania.
12. Twoje prawa
Jeżeli spełnione są przesłanki ustawowe, osobom, których dane dotyczą, przysługują w szczególności następujące prawa:
- Dostęp do przetwarzanych danych osobowych (art. 15 RODO)
- Sprostowanie nieprawidłowych danych (art. 16 RODO)
- Usunięcie danych (art. 17 RODO)
- Ograniczenie przetwarzania (art. 18 RODO)
- Przenoszenie danych, jeśli ma zastosowanie (art. 20 RODO)
- Sprzeciw wobec określonych procesów przetwarzania (art. 21 RODO)
- Wycofanie zgody ze skutkiem na przyszłość
- Skarga do właściwego organu nadzorczego
Żądania można kierować na info@aiflow-con.de. W zależności od procesu właściwym kontaktem może być również dany obiekt.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed utratą, manipulacją, nieuprawnionym dostępem lub bezprawnym przetwarzaniem. W zależności od systemu i procesu obejmują one ograniczenia dostępu, szyfrowanie podczas transmisji, koncepcje uprawnień, logowanie i regularne przeglądy techniczne.
14. Osoby małoletnie
HelloJonny jako usługa dla gości nie jest kierowany specjalnie do dzieci w celu samodzielnego zbierania ich danych osobowych. Rodzice i opiekunowie powinni dopilnować, aby osoby małoletnie nie wprowadzały ani nie przesyłały niepotrzebnych danych osobowych lub wrażliwych.
15. Zmiany polityki prywatności
Możemy zmieniać tę politykę, gdy zmienią się funkcje, sposób technicznego przetwarzania, usługodawcy lub wymagania prawne. Obowiązuje wersja opublikowana na tej stronie w danym czasie.
Stan na: wrzesień 2026
