Uw gegevens verdienen dezelfde goede service.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de website en voor eigen verwerkingen rond HelloJonny is:

2. Rollen bij de verwerking

HelloJonny wordt door accommodaties zoals vakantiewoningen, vakantiehuizen en hotels aan hun gasten aangeboden. De privacyrol kan per verwerking verschillen:

• Accommodatie / host: voor inhoud, processen en gastgegevens die in opdracht van de accommodatie worden verwerkt, is doorgaans de betreffende accommodatie of exploitant verwerkingsverantwoordelijke.
• AIFlow Consulting / HelloJonny: wanneer wij gegevens in opdracht van de accommodatie verwerken, treden wij op als verwerker op basis van een overeenkomst volgens art. 28 AVG. Voor eigen technische, beveiligings- en websiteprocessen kunnen wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

3. Welke gegevens kunnen worden verwerkt?

Wij volgen het beginsel van dataminimalisatie. Voer geen persoonlijke of gevoelige gegevens in die niet noodzakelijk zijn voor uw vraag.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van het gebruik kunnen met name de volgende grondslagen van toepassing zijn:

• Art. 6 lid 1 onder b AVG: wanneer verwerking noodzakelijk is voor gevraagde functies, uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen.
• Art. 6 lid 1 onder f AVG: voor gerechtvaardigde belangen zoals veilige technische werking, foutanalyse, misbruikpreventie en verbetering van betrouwbaarheid, voor zover de belangen van de betrokkene niet zwaarder wegen.
• Art. 6 lid 1 onder a AVG: wanneer toestemming vereist en verkregen is, bijvoorbeeld voor optionele niet-noodzakelijke functies.
• Art. 6 lid 1 onder c AVG: wanneer een wettelijke verplichting verwerking of bewaring vereist.

5. Chat, AI-verwerking en antwoorden

Chatberichten worden verwerkt om de aanvraag te begrijpen, opgeslagen accommodatie-informatie te raadplegen en een antwoord te genereren. Afhankelijk van de functie kunnen externe AI- of infrastructuurleveranciers als verwerker of subverwerker worden ingezet.

Chatinhoud moet worden beperkt tot wat voor de aanvraag nodig is. Bijzonder gevoelige gegevens – zoals gezondheidsgegevens, betalingsinformatie, identiteitsdocumentgegevens, wachtwoorden of intieme/private inhoud – mogen niet worden ingevoerd tenzij dit expliciet en strikt noodzakelijk is voor een aangeboden proces.

6. Spraakinvoer, foto's en locatie

Spraakinvoer

Wanneer u spraakinvoer gebruikt, worden audiogegevens verwerkt om spraak naar tekst om te zetten. Verdere opslag mag alleen plaatsvinden als dit voor het betreffende doel noodzakelijk is en transparant wordt meegedeeld.

Foto's / schademeldingen

Optionele foto's worden verwerkt voor de behandeling en documentatie van de gemelde kwestie. Fotografeer bij voorkeur alleen het relevante object of de schade en vermijd herkenbare personen, documenten of andere privé-informatie.

Locatie

Locatiegegevens worden alleen gebruikt als u deze actief deelt of een plaats invoert en een locatiegebaseerde functie gebruikt. Zonder delen kan de nauwkeurigheid van lokale aanbevelingen beperkt zijn.

7. Anonieme en pseudonieme analyse

Wij kunnen gebruiks- en kwaliteitsgegevens analyseren om HelloJonny te verbeteren, veelgestelde vragen te herkennen, fouten te analyseren en functies te optimaliseren. Waar mogelijk worden analyses geanonimiseerd, zodat geen relatie meer met een persoon kan worden gelegd.

Waar volledige anonimisering technisch of vakinhoudelijk niet mogelijk is, worden gegevens zoveel mogelijk gepseudonimiseerd en beperkt tot wat noodzakelijk is. Persoonlijke chatinhoud wordt niet onbeperkt bewaard alleen omdat deze nuttig kan zijn voor analyse.

8. Ontvangers en dienstverleners

Afhankelijk van de geactiveerde functies kunnen dienstverleners uit de volgende categorieën worden gebruikt:

• Hosting en infrastructuur
• AI/taalmodellen en transcriptie
• Kaarten, routes, weer, evenementen of lokale informatie
• E-mail, meldingen en automatisering
• Monitoring, beveiliging en foutanalyse

Waar nodig worden verwerkersovereenkomsten volgens art. 28 AVG gesloten. De in de definitieve versie genoemde leveranciers en ontvangers moeten overeenkomen met de daadwerkelijke productieconfiguratie van HelloJonny.

9. Doorgifte naar derde landen

Bij individuele technische dienstverleners kan verwerking buiten de Europese Unie of Europese Economische Ruimte niet volledig worden uitgesloten. Doorgifte vindt alleen plaats wanneer aan de voorwaarden van art. 44 e.v. AVG is voldaan, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals EU-standaardcontractbepalingen.

10. Cookies en lokale opslag

De website kan technisch noodzakelijke opslagmechanismen gebruiken. Zo wordt bijvoorbeeld uw keuze voor lichte/donkere weergave lokaal in de browser opgeslagen. Deze functies dienen de door u gewenste weergave en niet het opbouwen van een advertentieprofiel.

Als in de toekomst niet-noodzakelijke analyse-, marketing- of trackingtechnologie wordt ingezet, gebeurt dit alleen volgens de geldende toestemmingsvereisten. In Duitsland valt toegang tot of opslag van informatie op eindapparaten met name onder § 25 TDDDG.

11. Verwijdering en bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dit nodig is voor het betreffende doel of zolang wettelijke bewaarplichten gelden. De AVG schrijft geen algemene uniforme hoeveelheid dagen voor; doelbinding en opslagbeperking zijn hierbij bepalend.

• Chat-/sessiegegevens: worden verwijderd of effectief geanonimiseerd wanneer ze niet meer nodig zijn voor het verblijf, de afhandeling van openstaande kwesties en het beoogde servicedoel, tenzij wettelijke redenen of open juridische/schadezaken langere bewaring vereisen.
• Schademeldingen: kunnen langer nodig zijn zolang een schade wordt behandeld, gedocumenteerd of een claim wordt verduidelijkt.
• Technische logs: worden alleen gedurende een passende periode bewaard voor beveiliging, foutanalyse en misbruikpreventie.
• Volledig geanonimiseerde statistische gegevens: zijn geen persoonsgegevens meer onder de AVG en kunnen langer worden gebruikt voor product- en kwaliteitsanalyse.

12. Uw privacyrechten

Wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, hebben betrokkenen onder meer de volgende rechten:

• Inzage in verwerkte persoonsgegevens (art. 15 AVG)
• Rectificatie van onjuiste gegevens (art. 16 AVG)
• Wissing (art. 17 AVG)
• Beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
• Gegevensoverdraagbaarheid, indien van toepassing (art. 20 AVG)
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen (art. 21 AVG)
• Intrekking van toestemming voor de toekomst
• Klacht bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar info@aiflow-con.de. Afhankelijk van de verwerking kan ook de betreffende accommodatie het juiste aanspreekpunt zijn.

13. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, manipulatie, ongeautoriseerde toegang of onrechtmatige verwerking. Afhankelijk van systeem en verwerking omvat dit onder meer toegangsbeperkingen, versleuteling tijdens overdracht, autorisatieconcepten, logging en regelmatige technische controles.

14. Minderjarigen

HelloJonny is als gastservice niet specifiek op kinderen gericht voor het zelfstandig verzamelen van persoonsgegevens. Ouders en verzorgers moeten erop letten dat minderjarigen geen onnodige persoonlijke of gevoelige gegevens invoeren of uploaden.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer functies, technische verwerking, dienstverleners of wettelijke eisen veranderen. De op dat moment op deze pagina gepubliceerde versie is van toepassing.

Stand: september 2026